Proceso para lograr reuniones altamente efectivas

Las reuniones  en muchas ocasiones para los colaboradores se convierte en algo sin importancia y una pérdida de tiempo,a pesar de que son espacios para presentar ideas y para la planeación en una organización pero en muchos casos se convierten en un tema tedioso y aburrido.

Alejandro Arévalo executive manager de DNA Human capital Colombia asegura qué “el 84% de los casos las reuniones tardan más del 30% del tiempo previsto inicialmente, disminuyendo la productividad de los colaboradores; y en el 34% se hablan de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión. El 90% de los ejecutivos llegan tarde, dando inicio por lo menos 15 minutos de atraso o más, y el 85% considera que tienen demasiadas reuniones.Por su parte el el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes”

Ya que las reuniones son parte fundamental para la comunicación y coordinación de procesos de la de la empresa, para un desarrollo óptimo de los colaboradores , sin embargo una pésima reunión puede convertirse en un ejercicio tedioso y complicado qué puede afectar la productividad del trabajador.

por eso es importante tener en cuenta Cuáles son las claves para llevar a cabo una reunión efectiva que se convierta en una fuente de motivación para todo en equipo.

Alejandro Arévalo presenta 11 pasos para tener reuniones altamente efectivas

1 Revisar muy bien la agenda

“Es clave para una reunión exitosa y eficaz concretar las temáticas a tratar. parte de los objetivos detrás de una reunión y tener Claridad sobre los temas abordar para lograrlos. Durante el encuentro discuta los temas que están en la tabla de temas a tratar con el equipo. Enfoques en lo importante.”

2 La lista de los asistentes

“¿Todas esas personas realmente necesitan asistir? ¿O podrán algunos de ellos recibir un breve resumen por correo o una llamada rápida? Se puede reducir la lista de asistentes con 4 personas menos, que no son esenciales en las reuniones de media hora, por ejemplo podría estar regresando dos horas de tiempo productivo a sus empleados sin un esfuerzo adicional”

3 Hay que acortar los tiempos

“Sí programa una reunión de una hora, probablemente se tomará todo el tiempo Incluso se incluye conversaciones amistosas por el tema. pruebe hacer reuniones de 2 horas en una hora de una hora en 30 minutos y de 30 minutos en 15 instale un reloj grande para que todos puedan verificar la hora sin perder el foco de la cita”

4 La puntualidad es clave

“Así no hayan llegado todos los invitados, empiece puntual la reunión. no esperen a los que llegan tarde y empiece la reunión en la hora programada. así dará un mensaje importante sobre la puntualidad. Puede probar una opción más severa denegando la entrada a quién le lleguen 10 minutos después del inicio de la reunión. Así pensaran dos veces antes de llegar tarde.”

5 Asigne un moderador

“La idea es que se elige a una persona que pueda dirigir la reunión de manera discreta pero firme, No necesariamente tiene que ser el jefe. puede ser una buena estrategia para no parecer autoritario. En un equipo saludable (aquellos que han desarrollado habilidades en las áreas de confianza, conflicto, compromiso, responsabilidad y resultados), las personas que están listas, dispuestas y son capaces de señalar cuando un equipo está fuera del tema de discusión y no tomarlo personalmente.”

6 Es importante recapacitar

“Dediqué a los últimos 5 o 10 minutos a recapitular las decisiones tomadas, así como la información a comunicar. El final es tan importante como el comienzo. No permita que la gente salga con un desacuerdo Silencioso. Es importante que todos estén en sintonía sobre lo que quieren y lo que gana con la reunión. La comunicación Puede que no sea estrictamente en el momento, Y eso está bien siempre y cuando todos se encuentren información en igual marco de tiempo.”

7 Reuniones según los objetivos

“los equipos exitosos tienen diferente reuniones de acuerdo a los objetivos. No mezcle los aspectos administrativos (qué reuniones de grandes clientes tiene esta semana), con con los tácticos (Cómo implementar el nuevo plan de ventas) y con los estratégicos (que implican exactamente el nuevo plan) es fundamental entender que la mayoría de las personas no son tan hábiles para pasar rápidamente, de un tipo de información a otro”

8 Funcionan sí son de pie

“La forma en que se reúne el equipo para atender los encuentros puede influir en su efectividad.

los estudios señalan que los grupos que desarrollan reuniones de pie toman aproximadamente un tercio menos de tiempo para tomar decisiones que aquellos que están sentados. Esto sin perder la calidad de las medidas tomadas”

9 En la regularidad es útil

“Los equipos saludables usan las reuniones para discutir decisiones importantes. Por eso, estaría de más definir dos fechas por mes una de entrada y otra de cierre. La la última más rápido para entender los logros alcanzados definir expectativas y establecer puntos de mejoras para próximos objetivos, así como definición de nuevos retos”

10 Mejor al comienzo

“Reúnase con el equipo al comienzo del horario laboral. Incluso puede ser valioso que piense en hacer las reuniones antes de que comience la jornada de trabajo, con con el fin de asegurar la inspiración de sus colaboradores. Puede ser una oportunidad para recolectar las buenas ideas que traen para mejorar el desarrollo”

11  Aleje todas las distracciones

“El 95% de los ejecutivos colombianos comentan que hacen uso su celular durante reuniones , y a veces contestan llamadas durante la cita, es una actitud de falta de respeto con los colegas que están dedicando tu tiempo para estar alineado con el motivo la reunión. Prohibir el uso de aparatos electrónicos innecesarios.”

Fuente de Estudio : Periódico Portafolio

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